Организация успешного мероприятия требует тщательного планирования, а ключевой его составляющей является бюджет. Правильно составленный бюджет помогает избежать финансовых неожиданностей и обеспечить максимальную отдачу от вложенных средств. Рассмотрим основные статьи расходов и пути их оптимизации на примере event-холдинга Sagrado Corp.
Sagrado Corp.
Sagrado Corp.
Главными составляющими бюджета мероприятия являются:
- Аренда площадки – это то, что предоставляет Sagrado corp. В стоимость аренды площадок у Sagrado corp. уже входят услуги по обслуживанию и подготовке площадки к мероприятию.
- Кейтеринг: Затраты на питание и напитки составляют значительную долю бюджета. В большинстве случаев Sagrado corp. предоставляет услуги кейтеринга, но заказчик может привлечь стороннюю компанию. Выбор меню, количество гостей и тип мероприятия непосредственно влияют на стоимость.
- Артисты и техническое обеспечение: Гонорары артистов, включая их райдеры (технический и бытовой), представляют собой существенную статью расходов. Техническое обеспечение (свет, звук, видео) зачастую предоставляется специализированными компаниями, такими как ГусАр Production на площадках VK Stadium и Atmosphere, или заказчик может других подрядчиков.
- Декорирование: Оформление площадки играет важную роль в создании атмосферы мероприятия. Затраты на декор зависят от масштаба и сложности проекта.
Sagrado Corp. отвечает за аренду площадки и кейтеринг. Внутренние затраты компании включают гонорары персонала: официантов, барменов, поваров, менеджеров, охраны, клининговой службы, гардеробщиков, службы безопасности и электриков. Это скрытые затраты, не всегда видимые заказчику, но важные для понимания общей стоимости мероприятия.
Оптимизация бюджета
Ключ к эффективному управлению бюджетом – грамотное планирование. Неожиданные расходы сводятся к минимуму при тщательном подходе. Форс-мажоры, конечно, возможны (например, поломка стола во время подготовки банкета), но своевременное планирование (резервные варианты, страхование) минимизирует риски.
Способы оптимизации:
Способы оптимизации:
- Выбор даты: Проведение мероприятия в будний день или в непиковый сезон (например, январь вместо декабря для новогодних мероприятий) может снизить стоимость аренды, услуг артистов и технического обеспечения.
- Упрощение меню: Выбор более простого меню может сократить затраты на кейтеринг. Количество необходимых продуктов напрямую зависит от продолжительности мероприятия. Для короткого мероприятия (4 часа) потребуется меньше еды и напитков, чем для стандартного корпоратива (5-6 часов).
- Безопасность: Компромиссы в сфере безопасности недопустимы. Затраты на медицинскую помощь, службу МЧС и охрану не подлежат оптимизации и являются приоритетными. Sagrado Corp. гарантирует безопасность мероприятия и не рекомендует заказчикам экономить на этом аспекте.
- Технический райдер: Затраты на техническое обеспечение зависят от требований артистов. Технический райдер для концерта отличается от райдера для корпоративного мероприятия. Опытные технические директора могут оптимизировать требования, согласовав техническое оснащение с несколькими выступающими артистами, используя максимально необходимое оборудование для всех.
- Оформление (декорирование): Затраты на оформление существенно варьируются в зависимости от площадки и концепции мероприятия. Выбор площадки с определенным оформлением (например, наша совершенно новая площадка UspenSKY – загородный ивент-парк в эко-стиле, камерное клубное пространство Monkey, напоминающее роскошные джунгли или индустриальная Arma, расположенная в здании бывшей электро-компрессорной станции) может значительно сократить расходы на декор или даже полностью их исключить. Площадки, уже стилизованные под определенную концепцию (ар-деко в "Золото", пальмы и фонтаны в VK Gipsy), позволяют минимизировать дополнительные затраты на декорирование. Важно заранее определить концепцию мероприятия, чтобы выбрать площадку, максимально ей соответствующую. Это позволит сократить затраты на декор или даже полностью их исключить, избегая необходимости создавать оформление с нуля в пустом помещении.
Важный момент: Следует помнить, что чрезмерная оптимизация может негативно повлиять на качество мероприятия. Необходимо найти баланс между экономией и сохранением высокого уровня организации.
Составление бюджета – сложный, но необходимый процесс. Успешная организация мероприятия зависит от тщательного планирования, оптимизации расходов и понимания приоритетов. Сотрудничество с профессиональным event-холдингом, таким как Sagrado Corp., позволяет заказчику сфокусироваться на концепции мероприятия, доверив вопросы организации и финансового контроля специалистам. Мы гарантируем успешное проведение мероприятия в рамках запланированных затрат, обеспечивая высокое качество и незабываемые впечатления для гостей.
#SagradoCorp #VKStadium #Atmosphere #VKGipsy #Monkey #BlaBlaBar #МИКС #Золото #Мир #Профсоюз #Gazgolder #Liberty
Составление бюджета – сложный, но необходимый процесс. Успешная организация мероприятия зависит от тщательного планирования, оптимизации расходов и понимания приоритетов. Сотрудничество с профессиональным event-холдингом, таким как Sagrado Corp., позволяет заказчику сфокусироваться на концепции мероприятия, доверив вопросы организации и финансового контроля специалистам. Мы гарантируем успешное проведение мероприятия в рамках запланированных затрат, обеспечивая высокое качество и незабываемые впечатления для гостей.
#SagradoCorp #VKStadium #Atmosphere #VKGipsy #Monkey #BlaBlaBar #МИКС #Золото #Мир #Профсоюз #Gazgolder #Liberty